Jeder Mieter kennt den Brief, der einmal im Jahr kommt und ein Grund entweder zur Freude oder zum Zähneknirschen ist: die Nebenkostenabrechnung. Mit der monatlichen Vorauszahlung verrechnet ergibt sich entweder eine Erstattung oder aber man muss nachzahlen. Viele Abrechnungen allerdings sind falsch und Vermieter rechnen Positionen ab, die sie nicht auf ihre Mieter umlegen dürfen. Schätzungen gehen davon aus: Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist falsch. Daher solltet Ihr am besten sofort nach Erhalt der Abrechnung prüfen, ob die Abrechnung korrekt erstellt wurde.

Wichtig: Ist in Eurem Mietvertrag eine Nebenkostenumlage vereinbart? Nur dann darf eine Abrechnung die monatlichen Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnen. In den meisten Verträgen ist allerdings eine solche Umlage vereinbart.

Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum der Abrechnung ist im Mietvertrag vereinbart und muss nicht immer dem Kalenderjahr entsprechen, auch wenn es in den meisten Fällen im Vertrag so angegeben ist. Achtung: Der Abrechnungszeitraum darf nicht mehr als zwölf Monate umfassen! Das bedeutet, eine Abrechnung für den Zeitraum vom 01.02.2019 bis 01.03.2020 ist beispielsweise unzulässig. Ein kürzerer Zeitraum dagegen ist zulässig und kommt zum Beispiel vor, wenn Mieter unterjährig einziehen und die Abrechnung zum Stichtag Jahresende erstellt wird. Der Abrechnungszeitraum ist maßgeblich für den fristgerechten Erhalt der Abrechnung. Der Vermieter ist gesetzlich dazu verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen. Das ergibt sich aus § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Aber: In seltenen Fällen gibt es hier Ausnahmen. Daher ist eine anwaltliche Beratung oder eine Anfrage beim Mieterschutzbund in solchen Fällen ein guter Weg, wenn die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf eines Jahres bei Euch ankommt.

Umlagefähige Betriebskosten

Der Vermieter darf dem Mieter nur die sogenannten Betriebskosten in Rechnung stellen. Damit sind per Gesetz Kosten gemeint, die wiederkehrend „durch das Eigentum oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“. Alle umlagefähigen Kosten sind in der Betriebskostenverordnung aufgeführt. Beispiele für umlagefähige Betriebskosten sind die Kosten für:

 

  • Grundsteuer
  • Heizung und Warmwasser
  • Kaltwasser
  • Abwasser
  • Gartenpflege
  • Gebäudereinigung
  • Schornsteinfeger
  • Hausmeister
  • Fahrstuhl
  • Müllabfuhr

Wie genau die Kosten bei mehreren Mietern verteilt werden, muss ebenfalls vertraglich vereinbart werden. Das kann über die Wohnfläche oder die Anzahl der Personen laufen, oder je nach Position über das eine oder andere Kriterium.

Nicht umlagefähige Kosten

Nicht auf den Mieter abgewälzt werden können die folgenden Kosten:

 

  • Kosten für Instandhaltung
  • Kosten für Hausverwaltung
  • Kosten für den Steuerberater des Vermieters
  • Bankgebühren

Einspruch gegen die Abrechnung

Falls Ihr tatsächlich Punkte findet, die Euch seltsam vorkommen, so habt Ihr das Recht, Euch die Rechnungen und Belege zeigen zu lassen. Ein Anspruch auf eine Kopie besteht nicht, aber Einsicht in die Originale muss der Vermieter möglich machen. In Ausnahmefällen, zum Beispiel bei Krankheit oder sehr weiten Entfernungen, kann der Vermieter die Belege als Kopien auch dem Mieter auf dessen eigene Kosten zukommen lassen.

Auch wenn die Abrechnung nicht korrekt ist – Nebenkostennachzahlungen und Erstattungen sind erst einmal sofort fällig, sobald eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az.: VIII ZR 78/05). Mieter können allerdings „unter Vorbehalt“ der Richtigkeit der Abrechnung zahlen und sollten parallel ihre Einwände schriftlich äußern. Hierbei gilt eine Frist von taggenau zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung.

Die aus Mietersicht fehlerhaften Punkte müssen konkret benannt werden. Auch wenn der Vermieter in den letzten Abrechnungen schon denselben Fehler gemacht hat, muss für jede Abrechnung darauf hingewiesen werden.

Müssen häufig Nachzahlungen geleistet werden, weil die Vorauszahlung zu gering angesetzt ist, empfiehlt es sich, die Vorauszahlung zu erhöhen.

Generell geben wir Euch den Tipp, bei Problemen oder Unstimmigkeiten mit dem Vermieter immer zu versuchen, gemeinsam mit ihm eine Lösung zu finden, da Ihr sicher noch länger ein harmonisches Miteinander haben möchtet. Dennoch ist es wichtig, dass Ihr Eure Rechte kennt.

Tipp: Steuerersparnis durch Nebenkostenabrechnung

Ein Gutes haben die Nebenkosten dann doch: Als Mieter könnt Ihr bei der Einkommensteuererklärung verschiedene Positionen aus der Nebenkostenabrechnung geltend machen und Euch so eine Steuerersparnis sichern. Weitere Informationen dazu, welche Kosten und in welcher Höhe sie absetzbar sind, findet Ihr beim Lohnsteuerhilfeverein oder Eurem Steuerberater. Auch im Internet gibt es viele Hilfeseiten – allerdings stehen hier auch viele falsche oder veraltete Informationen, weswegen wir immer den Gang zum Fachmann empfehlen.